Бумажные архивы постепенно уходят в прошлое

09.04.2019

В последнее время всё большее число организаций и государственных органов используют электронный документооборот в каждодневной деятельности, что вызвано удобством, развитием электронных технологий и ростом доверия к ним. Однако полностью перейти к электронным документам в настоящее время невозможно ввиду наличия законодательных норм, обязывающих хранить документы в бумажном виде.

В связи с назревшей необходимостью 01.03.2019 в Государственную Думу Российской Федерации внесён законопроект о регулировании электронного документооборота[1] (далее – Законопроект).

Законопроект предусматривает следующие изменения в Закон об информации[2]:

1.      Расширение терминологии.

Ст. 2 Закона об информации предлагается дополнить пунктами 21 и 22, в которых раскрываются понятия «реквизит документа» и «метаданные электронного документа».

Реквизит документа является элементом его оформления и позволяет отличать документы друг от друга, а метаданные – это данные, позволяющие управлять электронными документами и отслеживать их использование, могут содержать в том числе реквизиты документа.

2.     Конвертация электронных документов.

На практике достаточно часто возникает необходимость преобразовать электронный документ из одного формата в другой, например, в случае устаревания формата.

Для таких случаев Законопроектом в Закон об информации вводится ст. 11.2, предусматривающая возможность конвертации электронных документов, под которой понимается преобразование документа из одного формата в другой формат.

При конвертации электронный документ не потеряет свою юридическую значимость при условии, что во время проведения конвертации будет обеспечена сохранность информации, неизменность структуры конвертируемого документа, фиксация его реквизитов и метаданных, а также подписание усиленной квалифицированной подписью лица, проводящего конвертацию.

При этом в таких случаях срок хранения конвертируемого документа может быть сокращен, но не более чем до одного года с даты конвертации.

3.     Электронный дубликат документа.

Законопроектом также предусмотрено введение в Закон об информации ст. 11.3, которой предусмотрен механизм создания электронных дубликатов документов на бумажном и иных носителях –  путём сканирования или с использованием иных технических средств. Такой дубликат признаётся равнозначным бумажному документу.

Электронные дубликаты документов должны обеспечивать сохранность и неизменность информации, изображения реквизитов, соответствовать требованиям к порядку их создания

В случае создания электронного дубликата срок хранения документа на бумажном или ином носителе также может быть сокращён до одного года.

При этом данные положения не будут распространяться на документы, в отношении которых законодательством Российской Федерации предусмотрено обязательное хранение таких документов на бумажном носителе (например, архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации).

В случае несоответствия электронного дубликата оригиналу приоритет будет отдаваться оригиналу документа.

Законопроектом предусмотрены изменения в ряд специальных федеральных законов[3], позволяющие создавать электронные дубликаты документов: рекламораспространителям – в отношении предварительного согласия абонента или адресата на получение рекламы; операторам персональных данных – в отношении согласия на обработку персональных данных, отзыва такого согласия; государственным органам – в отношении письменных обращений граждан; всем экономическим субъектам – в отношении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, аудиторских заключений; операторам, занимающим существенное положение в сети связи общего пользования и операторам связи – в отношении договора о присоединении сетей электросвязи; операторам подвижной радиотелефонной связи – в отношении предварительного согласия абонента на получение рассылки; операторам связи – в отношении согласия абонента на изменение схемы включения его оконечного оборудования, работающего на отдельной абонентской линии, сведений об абоненте-гражданине; службам судебных приставов – в отношении документов в рамках ведения исполнительного производства.

 4.     Хранение электронных документов.

Проектируемой ст. 11.4 Закона об информации устанавливается порядок хранения электронных документов.

На лицо, осуществляющее хранение электронных документов, возлагается ответственность за их целостность и неизменность, а также за возможность их использования и предоставления третьим лицам в течение всего срока хранения.

При принятии электронного документа (пакета документов) на хранение впервые лицу, ответственному за хранение, необходимо зафиксировать дату передачи и передавшее лицо, формат и иные метаданные электронного документа, опись документов, на которой должна содержаться усиленная квалифицированная электронная подпись лица, принимающего документы на хранение.

Выдача электронных документов иным лицам в обязательном порядке должна сопровождаться предоставлением как самого документа (пакета документов), так и описи, а также их подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью лица, выдающего электронный документ из информационной системы.

5.     Уничтожение документов.

Законопроект в ст. 11.5 Закона об информации предусматривает возможность уничтожения в определённых законом случаях электронных документов без возможности их восстановления. При этом у владельцев остаётся право на сохранение метаданных уничтоженного электронного документа, которое обусловлено необходимостью их дальнейшего использования в аналитических, статистических и иных целях.

6.     Вывод.

Исходя из изложенного, можного сделать вывод, что положения Законопроекта поспособствуют сокращению издержек организаций на обработку и хранение бумажных документов и в целом оптимизируют бизнес-процессы в компаниях.

Стоит положительно оценить поправки, предусмотренные Законопроектом, поскольку они являются первыми шагами на пути к полному переходу государства и бизнеса на электронный документооборот.

Компаниям же будет необходимо аккуратно подходить к сокращению бумажного документооборота, тщательно анализировать вид документа, срока его хранения и возможность перехода на электронный вариант, особенно учитывая то, что нормы будут пополняться уточнениями посредством постановлений Правительства.

Так, дополнительно будут утверждены:

- порядок проведения конвертации; категории лиц, уполномоченных на ее проведение; дополнительные требования к срокам хранения конвертируемых документов;

- виды документов, в отношении которых допускается их перевод в форму электронного дубликата, порядок их создания;

- порядок устранения несоответствия между электронным дубликатом документа и его подлинником документа в иных случаях, не предусмотренных внесенными изменениями;

- дополнительные требования к срокам хранения оригиналов документов;

- порядок хранения электронных документов;

- сроки хранения электронных документов;

- случаи и порядок уничтожения документов без возможности их восстановления в отношении отдельных видов документов.

 

Автор: Анна Шувалова, младший консультант Юридической компании "Каменская & партнёры" и Дарья Белова, младший консультант Юридической компании "Каменская & партнёры"



[1] Законопроект № 657361-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)»;

[2] Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

[3] п. 4 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ч. 1 ст. 18 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе», ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 4 ст. 19, п. 1 ст. 44, п. 1 ст. 44.1, п. 3 ст. 45, п. 2 ст. 53 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», ст.ст. 6.1, 14, 50 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».